Функции и обязанности: 1. Делопроизводство. Документооборот: - Организация и ведение электронного архива Документооборот в корпоративной системе, что включает в себя регистрацию, учет, полное описание и хранение внутренних и внешних документов (договора, ДС, акты, письма и т.д.); подбор необходимого материала по запросу. - Организация и ведение внутреннего и внешнего бумажного Документооборота - регистрация, ведение учета, хранение, подбор необходимого материала по запросу. 2. Прием и распределение телефонных звонков. 3. Ведение деловой переписки - составление и оформление писем, запросов и т.д; распределение входящей почты. 4. Прием и распределение корреспонденции. Ведение реестра. 5. Организация сбора, учета, распределения и хранения больших объемов административной и технической информации. Создание и ведение различных каталогов/списков/перечней (технические данные, учет выполненных работ, адреса и телефоны партнеров и т.д). 6. Прием и сопровождение посетителей. 7. Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, мелкий ремонт). 8. Оформление командировок (заполнение документов, заказ билетов, бронь отелей, ведение учета поездок) и разовых пропусков. 9. Оформление, редактирование и проверка всех типов документов согласно ГОСТам, в том числе работа с профильными отчетами - сбор материала, создание отчетов, оформление, проверка на правописание; выпуск этих отчетов в виде томов, брошюр; согласование и передача Заказчику (Минпромторг РФ). 10. Выполнение прочих функций в рамках своей компетенции. Достижения: Производственный процесс стал более удобным и систематизированным, благодаря чему Руководитель и сотрудники стали тратить меньше рабочего времени на выполнение своих задач (примерно на 20-25%) и получать более качественные результаты. Были успешно сданы 5 крупных профильных проектов и 3 проекта в качестве соисполнителей. |